由于工作原因，笔者经常与青年学生打交道，近年来，在接收电子文档和照片等材料的过程中发现，即使在通知上把要求写得清清楚楚，仍有一部分学生无法按时、保质地将材料发至指定邮箱。究其原因，竟然是他们不会发邮件、不知道什么是邮箱附件、不会发原图……这给工作的开展增添了很多麻烦。

笔者思考良久，觉得可从中看出两点：其一，在能力上，这些学生缺乏基本的办公技能。如果不是先前没接受过计算机教育，那就是该学习时没认真学。其二，在态度上，有些学生明知自己不会发邮件，却没有尽快去学的自觉性与必须学会的紧迫感。个别学生第一次交材料时通过QQ聊天窗口传送，以为这样可行，第二次就照做。这可能不仅是懒，更是态度不端了吧？

另外，据用人单位HR反映，办公技能欠缺也是不少职场新人的“通病”。如，复印、传真时，不少新人由于没用过机器，所以显得“笨手笨脚”；制作表格、表单时，一些新人不懂技巧、效率不高，甚至要花时间去“现学”。

无忧精英网日前发布的一份职场办公软件调研报告显示，近八成（79.8%）受访者对自己的办公软件操作水平有信心，但实际上，只有很少一部分人能掌握核心技能，这与很多人在简历上写的“精通”或“能熟练运用”不符；同时，近七成（67.3%）职场人士认为工作中办公软件的使用频率非常高，不会或者不熟练，会影响工作效率与工作成果。

    那么，对青年学生来说，在新办公时代，应如何提升办公技能呢？对此，笔者想了些“妙招”——

第一，学习一些基础的办公自动化知识与技能，包括邮件发送、Office系列（Word、PPT、Excel）办公软件使用等。以Excel为例，仅会输入数据并进行简单的记录和计算是远远不够的，还要学会利用它来完成一些工作报表和统计分析。至于PPT，则是汇报、演讲必备之“利器”，可从网上下载一些精美模板，揣摩并学习其设计理念和整体思路。学习上如遇到PPT制作与演讲作业，不要视之为麻烦，而应以此为契机，让自己练练手。

第二，在提升硬技能的同时，也要会一些人性化做法。如，发送邮件时使用尊称和敬语，并恰当使用“抄送”功能；发送图片时选择原图，而不是压缩或处理过的图片；如有必要，发送邮件后可在微信或QQ上跟收件人说一声；在手机上安装相关APP，以便随时使用。

第三，了解目标职业对从业者办公技能的要求。明确求职意向后，了解胜任目标职业必须具备的办公技能，是非常重要的一点。了解的途径有很多，包括请教老师、询问师哥师姐、去相关用人单位实习等。还有一个不错的方法是，去招聘网站搜索目标职业的招聘通知，看“岗位要求”“岗位职责”等内容，然后审视自身，缺什么、补什么。至于“怎么补”，途径亦不少，可以观看网络教学课程、参加课外培训班，也可以向他人请教、自学等。

    第四，努力成为“一专多能”的人才。在社会不断发展的今天，一个人如果除了专业技能出众外，还会写、会拍、会剪，甚至懂财务、懂营销、懂设计，那就会更受青睐。因此，同学们在专业学习之余，何不好学一点，接触一些“新事物”，特别是一些新兴事物，如4D、物联网、大数据、云计算、人工智能等。这不仅有助于自我升值，也有助于掌握职场发展主动权。

来源于：就业创业帮帮帮